ขั้นตอนที่ 1: เริ่มต้นโครงการของคุณ
จากมุมมองขององค์กร สิ่งสำคัญคือต้องมีผู้ติดต่อหนึ่งราย (หรือผู้ติดต่อหนึ่งรายต่อประเทศ) เพื่อทำหน้าที่เป็นตัวกลางระหว่างฝ่ายจัดซื้อและฝ่ายไอที
กำหนดขอบเขต ตัดสินใจเกี่ยวกับข้อมูลที่คุณต้องการแลกเปลี่ยน เลือกโปรโตคอลการสื่อสารทางเทคนิค กำหนดข้อความที่ต้องการแลกเปลี่ยน (เช่น คำสั่งซื้อ การยืนยัน ใบนำส่ง ใบแจ้งหนี้) และตรวจสอบว่ามีกรณีพิเศษใดๆ ที่คุณต้องคำนึงถึงหรือไม่
กลุ่มหลักที่เกี่ยวข้องกับ EDI ได้แก่ ฝ่ายจัดซื้อและไอทีฝั่งลูกค้า และฝ่ายขายและไอทีฝั่งซัพพลายเออร์
จากมุมมองด้านไอที สิ่งสำคัญคือการปรึกษาผู้เชี่ยวชาญและเลือกซอฟต์แวร์แปลงข้อมูลที่มีประสิทธิภาพสูง
ขั้นตอนที่ 2: มีผู้รับผิดชอบ 1 คน ระหว่างฝ่ายไอทีและฝ่ายขาย/จัดซื้อ
การประสานงานที่ราบรื่นทั้งภายในบริษัทและระหว่างบริษัทเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง วิธีนี้ได้ผลดีที่สุดเมื่อมีคนหนึ่งรับผิดชอบในการจัดวางฝ่ายไอทีและฝ่ายขาย (ฝั่งซัพพลายเออร์) และฝ่ายไอทีและฝ่ายจัดซื้อ (ฝั่งลูกค้า) ให้สอดคล้องกัน แต่ละแผนกในบริษัทหนึ่งจะสื่อสารกันเองในแผนกอื่น และสื่อสารกันเองภายในบริษัทของตนเอง
ขั้นตอนที่ 3: ข้อมูลของคุณมาจากไหน?
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทั้งสองบริษัทได้ตกลงกันเกี่ยวกับรายละเอียดการซื้อและการขายก่อนเริ่มโครงการ เพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดเกี่ยวกับหมายเลขสินค้าและข้อผิดพลาดในการสั่งซื้อ
ขั้นตอนที่ 4: ทั้งหมดเกี่ยวกับมาตรฐาน
EDI คือมาตรฐานทั่วไปสำหรับการแลกเปลี่ยนเอกสารและการที่แต่ละฝ่ายสามารถเห็นข้อมูลเดียวกันได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้มาตรฐานรูปแบบข้อมูลที่เป็นที่ยอมรับและทุกคนที่เกี่ยวข้องคุ้นเคย ยกตัวอย่างเช่น EDIFACT (การแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการบริหาร การพาณิชย์ และการขนส่ง)
ขั้นตอนที่ 5: ใช้ประโยชน์จากความรู้ที่มีอยู่
สิ่งนี้สามารถช่วยให้คุณลดความปวดหัวและความเสียใจในโครงการของคุณได้มาก อย่าประดิษฐ์สิ่งเดิมๆ ขึ้นมาใหม่ หากคุณมีความรู้เรื่อง EDI อยู่แล้วในองค์กรของคุณ จงใช้มันและเรียนรู้จากมัน
ขั้นตอนที่ 6: คุณมีกำหนดเวลาแล้ว ให้ยึดตามนั้น
ประชุมกันทุกสัปดาห์เพื่อตรวจสอบความคืบหน้าของงาน และให้แน่ใจว่าคุณทำงานตามสปรินต์ของโครงการได้ทัน หากงานล่าช้า คุณจะต้องแจ้งปัญหาและแก้ไข โปรดคำนึงถึงความพร้อมของเจ้าหน้าที่ (เช่น ช่วงวันหยุด)
ขั้นตอนที่ 7: กำหนดและดำเนินการทดสอบมาตรฐาน
ขณะนี้โครงการได้เข้าสู่ขั้นสูงแล้ว และคุณพร้อมที่จะกำหนด ดำเนินการ และประเมินการทดสอบมาตรฐานที่เกี่ยวข้องกับทุกฝ่ายในทั้งสองบริษัทแล้ว
ขั้นตอนที่ 8: การทดสอบการยอมรับของผู้ใช้
ถึงเวลาที่จะเจาะลึกเข้าไปในแผนกต่างๆ ของแต่ละบริษัท เพื่อทดสอบสถานการณ์เฉพาะหรือสถานการณ์เฉพาะใดๆ ที่ปรากฏชัดขึ้น ณ จุดนี้ ฝ่ายขายและฝ่ายจัดซื้อของแต่ละบริษัทจะอนุมัติให้ดำเนินการต่อไปเมื่อทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่น
ขั้นตอนที่ 9: มาตรฐานการส่งมอบทางเทคนิคของลูกค้า
ถ้าผมเป็นลูกค้า ผมควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้กำหนดมาตรฐานเดียวกันสำหรับซัพพลายเออร์ทุกราย วิธีนี้จะช่วยให้ลูกค้าสามารถกำหนดวิธีการทำงานร่วมกับซัพพลายเออร์ทุกรายให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน
ขั้นตอนที่ 10: เริ่มใช้งานและรันระบบคู่ขนาน
คุณพร้อมแล้ว แต่ยังไม่ค่อยคืบหน้าเท่าไหร่ เพื่อจัดการความเสี่ยงให้ดีที่สุด คุณต้องดำเนินกระบวนการแบบคู่ขนาน ทั้งแบบบนกระดาษและแบบ EDI ซึ่งอาจใช้เวลาหลายวันหรือหลายสัปดาห์
การตัดสินใจว่าจะใช้ซอฟต์แวร์แปลง EDI ตัวใดเป็นขั้นตอนพื้นฐานก่อนเริ่มโครงการ การใช้ผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติเหมาะสม (ทั้งจากภายในองค์กรและจากภายนอก) เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งต่อการดำเนินงานที่ประสบความสำเร็จ คุณได้ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญและปฏิบัติตาม 10 ขั้นตอนข้างต้นแล้วหรือยัง? โอกาสที่คุณจะดำเนินโครงการ EDI สำเร็จก็มีสูง!
เราขอขอบคุณ Woyb สำหรับข้อมูลและข้อเสนอแนะเกี่ยวกับการนำ EDI มาใช้
